一、我的时间管理能力

时间的流逝是一种大自然的客观规律，不以人的意志为转移。我们能做的只能是更合理的规划、利用和管理自己的时间，通过强化时间管理意识，学习与掌握时间管理方法，制定并执行时间管理规划，检验时间管理效果，并不断修正时间管理方案，高效完成日常工作事项，充分利用大自然所赋予我们的这一宝贵资源来创造自己的价值。

以上的描述，大家看了都会有所感触，或许大家都会觉得时间很重要，但大家平时在一成不变的生活中，经常忘记了去感受自己在时间管理上到底是否合理，只是感觉自己很忙。那么下面就来初步检测一下你的时间管理能力吧。

二、时间都去哪儿了

为了更好地帮助你梳理自己的时间，请填写下表。在这个时间段里，你主要做了什么？这件事情的近期价值如何？如果你自己感觉需要改进，写出改进的方向和措施。

三、有关时间的研究

（一）时间是什么

“时光一去不复返”“逝者如斯夫，不舍昼夜”“机不可失，时不再来”……这些名言相信大家都耳熟能详。人人都是时间的消费者，时间对于每个人都一视同仁，时间面前人人平等。但要想管理时间，成为时间的主人，首先要知道时间到底是什么。

世界由运动着的物质组成，时间和空间是运动着的物质存在的两种基本方式。物质、运动、时空三位一体，密不可分。

时间是运动着的物质存在的一种客观形式，时间是物质运动的顺序性、间隔性和持续性，是物质运动过程的顺序更替和前后联系的表现。时间的特征有：矢量一维性、不可储存性、公平均等性。

（二）时间浪费现象大搜索

中青校媒面向全国各地2004名大学生发起关于时间管理的问卷调查，在被调查者中，17.86%对自己的时间管理满意，43.42%比较满意，但仍有38.72%对自己的时间管理不满意。（来源：中国青年报，2020年8月17日08版）。

时间浪费现象是时间管理的大敌。调查表明，大学生常见时间浪费现象有如下几种。请看一下哪些同样符合自己，你还可以找出那些因缺乏目标、缺乏自控或缺乏远见而产生的各种浪费时间现象，并在表格中补充上，见表11-1。

你有没有发现，上面列举的时间浪费现象， 基本上都是在进行某项活动的过程中出现的。也就是说，在这里我们可以得出这样一个结论，即我们需要管理的是“活动中的时间”。我们可以返回去看一下《我的时间清单》，看看里面都有哪些“活动中的时间”是可以被管理的。

（三）人为什么会浪费时间?

造成时间浪费的原因有很多，有主观的原因，也有客观的原因。但客观原因起作用，也要通过一个人的主观加工。所以，主观原因是一个人浪费时间的根源。比如：

（1）做事目标不明确。

（2）作风拖拉。

（3）缺乏优先顺序，抓不住重点。

（4）吹毛求疵，过于注重细节。

（5）缺乏目标导向，做事有头无尾。

（6）没有条理，将简单事情复杂化。

（7）不会拒绝别人的请求。

（8）消极思考，犹豫不决。

（9）消极拖延，启动做事困难，以消极等待来免除责任，期望发生奇迹。

（10）逃避工作，躲进幻想世界，该做的事不做，却去做其他的事。

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（四）时间管理效能感

人生苦短，在有限的人生中，要想活得精彩，一个人必须主动选择和确立人生价值与理想，并选择积极的生存和发展方式。人生的意义绝不是在消磨时间中获得的，一定要在自己可以有所作为的事情上下功夫。

心理学家弗兰克尔本人的经历及其创立的意义疗法，从另一个角度帮助人们认识到积极能动的重要性和可能性，他认为在任何困境下你都有选择的自由，可以选择积极能动，也可以选择消极应对。

心理学家班杜拉的研究揭示了自我效能感的重要作用。自我效能感指的是个体对自己是否有能力完成某一行为所进行的推测与判断。即对自己能够得到积极的、富有成效的结果的强烈预期。作为一种极具影响力的主观信念，自我效能信念影响人的思维、情感、行动，产生自我激励。具体地说，这种信念调节人们选择干什么、在他们所从事的事业中投入多少努力、在面对困难和失败时能坚持多久、思维模式是自我抑制的还是自我提高的、能否从逆境中恢复活力等。

在时间管理上也是如此，必须先逐步树立起时间管理的自我效能感，一定要选择积极能动的态度对待时间管理，向好的方向去自我期望。选择积极的态度就会导致积极的行动和结果；选择消极的态度就会导致消极的行动和结果。

四、有效管理时间的原则

人们为了高效学习和工作就必须善于利用自己的时间。学习和工作是无限的，时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。时间是如此宝贵，但它又是最有伸缩性的，它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力，时间就是潜在的资本。我们的目标是充分合理地利用每个可利用的时间，使时间价值最大化。

人们在分析浪费时间的原因时，容易首先归咎于外界的影响，如电话打扰、顺便来访等。但更多的是个人的原因，如上文提到的没有目标、犹豫不决、拖延等。

这里给大家提供四条有效时间管理原则的“法宝”。

（一）法宝一：以SMART为导向的目标原则

虽然“成功地界定问题就已经解决了问题的一半”，但如果没有切实可行的解决方案，困境还是不会改变。

目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART标准，这里SMART标准是指：

（二）法宝二：关注第二象限的四象限原则

根据重要性和紧迫性，我们可以将所有的事件分成4类（即建立一个二维四象限的指标体系），参见图11-1，它们分别是：

一般来说，第一象限的事情我们都完成了，能够按时上课、吃饭、睡觉，按时完成作业。课余时间我们常常想提高能力、锻炼身体，却常常拿起手机就放不下，刷小视频、打游戏，大量的时间从手边溜走了。也就是说，我们本想去做第二象限的事情，却不由自主地做了很多第三象限的事情。怎么样才能把时间用在第二象限的事情上呢？一个解决方法是：列出重要事情清单，闲暇时先做最重要的事。最重要的事情做完了，第二重要的事就成为当时最重要的事，以此类推，把所有重要的事情做完了再娱乐。作为大学生，把每天娱乐的时间控制在两个小时以内。

当我们能够把更多的时间花在第二象限的事情上时，能力会更强、关系会更和谐、身体也更强壮、更加自信，能够更从容地应对第一象限的事情，对生活、对自己有更多的控制感，对未来更有信心。

（三）法宝三：赶跑“时间第一大盗”的韵律原则

专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50~60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。

“打扰是第一时间大盗”。为了解决这个问题，我们可以运用时间管理“韵律原则”，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如QQ、微信等），要适当地进行沟通以减少来自上级的打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。

（四）法宝四：执着于流程优化的精简原则

有研究指出：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。”

无论对于个人工作的流量，还是团体的工作流量，“能省就省”。分析工作流程的网络图，尽量去掉多余的环节，减少工作延误的可能，这就意味着大量时间的节省。

五、时间管理实用策略

针对以上原则，提出相对应的五类时间管理实用策略。

（一）“聚焦目标”的策略

人生必须有理想，在实现理想的过程中实现个人的自我价值与社会价值，必须要确立各种具体的目标。有了目标之后，时间的投入就可以围绕着目标而进行，不为琐事而困扰，即专心致志地做正确的事。

你可以尝试“剥洋葱”式目标分解方法，你可以参照表11-2，用笔画出表格或者制作电子表格，进行目标分解，相信你会获得很多有益的想法。

（二）“抓住重点”的策略

对于所有要做和想做的事情，都要有如下判断：

（1）我内心深处的潜意识是什么?

（2）我真的必须做这些事吗?

（3）假如我不做，会发生什么事情?

（4）如果我拖延，会对我的生存环境有什么影响?

当你制订了工作计划，却再次发现了自己的老毛病──拖延、无法专注或犹豫，你就只能对着一大堆事望而兴叹了。

改变自己的行为习惯是关键，改变自己才能避免使时间管理技巧都成了纸上谈兵。

关于如何抓住重点，你可以参考八二原则，也叫作二八定律，正规叫法是巴莱多定律。这个原则的中心思想就是：在任何一组东西中,最重要的只占其中的一小部分，约20%，其余80%尽管是多数，却是次要的。这个原则在生活中表现形式多种多样。同样，在时间管理方面，八二原则同样适用。你所做的20%的工作占整个事情80%的价值，所以你要集中80%的精力做好20%的工作，投入20%的精力做另外80%的工作。

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（三）“有效借力”的策略

1．借力他人

“闻道有先后，术业有专攻”一个人不可能擅长所有领域，如果一项工作别人做得更好或更合适去做，我们可以试着去求助他人。同样别人遇到了我们擅长解决的问题，我们也可以施以援手，相互配合，效率更高，不要抱着“万事不求人”的心态，自己处理所有问题，往往会出现时间的浪费。遇到问题或棘手的事情，请朋友或同事帮忙可以大大缩短完成的时间。

2．借力工具

使用一些小工具、小技巧、小窍门，可以大大节省时间，将很多复杂的事情轻松应对。这里的工具包括日常生活的一些实用家庭工具，也包括电脑软件操作方法，可以通过软件交水电费、利用在线电子表格进行信息和数据整理等等。

3．合理统筹

统筹的过程中需要注意的是，我们不光要做大段时间的规划，还要利用好零散时间。比如伏案学习或用电子设备久了，可以打扫一下房间，或活动一下身体等。

4．规范管理

按照5S管理原则（5S包括整理、整顿、清扫、清洁、素养），保持学习和工作场地的整洁、有序、干净。自己的用品要规范有序，需要时随手可得；每一个周或某个固定时段，都要对产生的各种文件、资料等进行整理、分类、归档，没有用的销毁处理；你可以把自己的任务分为红、黄、蓝三类，以区别急办、待办、备查备忘的事务；电脑中的文档也要按照纸质文档的办法进行定期清理归档，将那些备用的文件或资料复制到移动硬盘或光盘上，电脑中只保留对近期工作有用的文档，其他一律清除。如果你是一个操作人员，就要将自己的操作台、工具箱等整理得井井有条，保持工作现场安全、卫生。这些都可以帮助你提高工作效率。

（四）“拒绝打扰”的策略

移动互联网时代衍生出了新的时间焦虑，各类App和网络实时推送的热点新闻、随时随地都会收到的工作和生活上的联络信息，导致我们总是频繁地查看手机，这样会严重分散个人的注意力。信息爆炸的时代使我们在获得大量信息的同时也深受其扰，所以提高自己的信息过滤和采集能力十分重要，给自己固定几个新闻和平台，删除多余的App，每天给自己规定浏览信息的时间。如果没有特别急切的必办事务，你可以在进行需要集中注意力的工作或学习时，有意地忽略电子通讯软件的提示信息。

（五）“管理自我”的策略

1．善于等待

日常生活中等待是不可避免的，比如等车、等人、排队、坐车、堵车、候机等，这时候千万不要上火甚至出言不逊，可以在等待中思考问题、听听音乐、养养神等。

2．合理计划

科学利用人体生物钟的规律，将不同的学习和工作任务，在时间安排上交替穿插进行，可以起到事半功倍的效果。早晨7点到8点是大脑最清醒和最活跃的时间段，应该在这时做计划、思考一些复杂的问题；上午的工作效率相对比较高，可以安排联络重要人物，处理重要工作，起草重要文件；中午尤其是午饭后应该小憩片刻，以缓解疲劳；下午2点至4点是生物钟的又一个小高峰，可以处理重要事务，接下来的则可以处理联络信息、回电话等，做一些零星的事务。

3．绿色休闲

要适当停止，注意休息和休闲，但要尽量避免无休止的有损健康又浪费时间的休闲方式，抽出一定的时间进行旅游、登山、散步、健身等休闲活动，在亲近大自然的过程中，放松自己紧张的身心，积蓄自己的能量。

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